Inilah Jenis dan Fungsi Invoice untuk Bisnis yang Wajib Anda Ketahui!

Oleh Shafira

Dalam mengelola bisnis, proses penagihan pembayaran adalah hal yang lumrah dilakukan. Transaksi serta pembayaran yang terjadi dalam bisnis Anda tentunya terjadi dengan cepat. Anda harus melaksanakan proses penagihan untuk mengumpulkan pembayaran dengan sistem invoice.

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin mudah bingung tentang berbagai jenis invoice. Terdapat 6 jenis faktur yang dapat dgunakan dalam bisnis. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan arti dari setiap istilah ini dan kapan Anda harus menggunakan berbagai faktur tersebut.

Jenis dan Fungsi Invoice

Mengenal Invoice

Invoice atau faktur biasa dikirimkan kepada klien dan pelanggan setelah mereka memberikan layanan. Faktur tersebut menyatakan layanan apa yang diberikan, berapa banyak yang harus dibayar, dan kapan pembayaran itu jatuh tempo.

Pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan pada diri sendiri adalah mengapa ada begitu banyak jenis faktur? Perlu diperhatikan bahwa komponen dasar faktur tetap sama di dalam setiap jenis.

Pada semua jenis faktur, Anda selalu menyertakan informasi seperti berikut:

  1. Tanggal faktur
  2. Informasi kontak pelanggan atau klien Anda (nama dan alamat)
  3. Informasi bisnis Anda sendiri (nama dan alamat)
  4. Nomor faktur
  5. Daftar item faktur (satu baris per item jika ada beberapa item)
  6. Kuantitas untuk setiap item yang disediakan (terkadang diukur dalam satuan, terkadang dalam jam)
  7. Biaya per unit
  8. Total setiap baris
  9. Pajak
  10. Jumlah keseluruhan atau jumlah faktur
  11. Ketentuan pembayaran faktur Anda

Jenis dan Fungsi Invoice

Ada banyak jenis faktur yang dapat Anda kirim ke pelanggan. Setiap jenis faktur memiliki tujuan tertentu. Berikut adalah enam jenis faktur yang mungkin Anda kirimkan ke pelanggan.

Faktur Pro Forma

Faktur pro forma bukanlah permintaan pembayaran. Anda mengirim faktur pro forma sebelum menyelesaikan pekerjaan untuk pelanggan.

Faktur pro forma menunjukkan kepada pelanggan berapa banyak yang harus dibayar setelah Anda mengirimkan produk atau melakukan layanan. Anda juga dapat menggunakan faktur pro forma untuk menunjukkan nilai barang dari bisnis Anda. Persyaratan dalam faktur pro forma dapat berubah seiring dengan berjalannya proyek.

Faktur Interim

Faktur interim adalah cara mendapatkan pembayaran dengan cara angsuran. Anda mungkin lebih suka fajtur ini karena beberapa alasan:

  • Jika Anda khawatir akan proses penagihan dari klien untuk proyek besar, memecahnya menjadi cicilan meminimalkan risiko bagi bisnis Anda. Anda dapat mengumpulkan pembayaran yang lebih kecil untuk apa yang telah Anda lakukan sejauh ini. Jadi, meskipun klien terlambat membayar, dampaknya pada bisnis Anda akan lebih sedikit daripada jika Anda menunggu sampai akhir proyek untuk menagih mereka.
  • Mengumpulkan pembayaran dengan cicilan berarti Anda memiliki uang tunai yang masuk ke bisnis Anda untuk membantu membayar tagihan Anda atau melakukan investasi pada alat, sumber daya, dll. Sehingga arus kas tidak macet.

Faktur Akhir

Sesuai dengan namanya, faktur ini dikirim di akhir proyek atau saat pembayaran akhir jatuh tempo. Faktur ini memberitahu klien Anda bahwa pekerjaan telah selesai dan mereka sekarang harus membayar penuh sesuai dengan ketentuan pembayaran. Jenis faktur ini yang paling umum digunakan. 

Faktur Jatuh Tempo

Faktur ini dikirim ketika persyaratan faktur Anda belum terpenuhi dan faktur yang berlaku sudah lewat dari masa jatuh tempo. Biasanya hal ini melibatkan pengiriman kembali faktur asli Anda dan menambahkan stempel atau catatan “lewat jatuh tempo”.

Sangat disarankan faktur ini dikirim hanya ketika faktur sudah jatuh tempo. Anda dapat menambahkan biaya keterlambatan atau bunga ke faktur jatuh tempo Anda sesuai dengan persyaratan di dalam faktur asli. Perlu diperhatikan bahwa nomor faktur jatuh tempo tetap sama dengan nomor faktur awal saat Anda mengirimkannya.

Faktur Berulang

Faktur berulang digunakan untuk layanan yang berkelanjutan. Misalnya, Anda mungkin memiliki faktur berulang untuk biaya keanggotaan pelanggan dalam bisnis Anda. Faktur ini akan dikirimkan sesuai tanggal penagihan masing-masing pelanggan.

Contoh lainnya termasuk:

  • Keanggotaan atau langganan klub atau gym
  • Langganan ke layanan atau aplikasi
  • Paket seperti paket telepon atau TV kabel bulanan

Nota Kredit

Nota kredit digunakan ketika Anda ingin memberi pelanggan kredit terhadap faktur sebelumnya. Anda mungkin melakukan ini karena beberapa alasan, seperti:

  • Terdapat kesalahan dalam jumlah atau penghitungan di faktur sebelumnya. Dalam hal ini Anda akan memberikan nota kredit untuk jumlah selisih tersebut.
  • Faktur dikeluarkan tetapi kemudian ada masalah dengan barang dan jasa. Anda ingin memberikan kredit sebagai tindakan untuk memberi kompensasi kepada klien.

Sederhanakan Pembayaran dalam Bisnis Anda dengan OY! Bisnis

Kemajuan teknologi yang pesat telah menyederhanakan berbagai aspek dalam kehidupan. OY! Bisnis dapat meningkatkan pengalaman Anda dalam mengelola pembayaran. Alur pembayaran seharusnya bukan menjadi suatu hambatan yang menghalangi kinerja bisnis Anda. API Invoice dapat membuat alur pembayaran yang mulus dan lancar.

Apa pun jenis faktur yang perlu Anda kirim, penting untuk terus membangun dan menyempurnakan alur transaksi pembayaran dalam bisnis agar Anda dapat menerima pembayaran lebih cepat. Kunjungi laman utama kami untuk mendaftar dan mulai uji coba demo secara gratis untuk mengenal lebih lanjut dengan OY! Bisnis.

Artikel Terkait